Hace siete años la Automatización robótica de procesos (RPA) empezaba a asomar como producto comercial. Hoy es una tendencia fundamental en la digitalización urgente de las empresas porque permite hacer más con menos, sin grandes inversiones y justo cuando la necesidad de ahorrar costes y aumentar el rendimiento es más acuciante. Gartner calcula que a finales de 2023 el 90% de las empresas grandes o muy grandes habrá integrado bots de software en algún grado.
Frente a otras herramientas de automatización, la ventaja competitiva de estos bots de software es una cualidad inédita: interactúan con la interfaz de usuario en Windows y pueden navegar por el escritorio, mover el cursor, seleccionar pestañas y webs, aceptar o denegar opciones, consignar información en ventanas, enviar y recibir mails, generar documentos, actualizar datos o intercambiarlos entre aplicaciones. Es decir, interactúan como lo haría una persona con su ordenador, pero sin errores, más rápido y en horario continuo durante 24 horas los siete días de la semana. Por eso también se les llama trabajadores digitales.
No son superdotados con inteligencia artificial ni aprenden de su experiencia. Sin embargo, están preparados para realizar tareas sistemáticas, repetitivas y sujetas a normas fijas, que requieran analizar, cruzar o comparar grandes volúmenes de información o acceder a diferentes programas para realizar esas tareas. Por lo tanto su rendimiento depende de configurar de forma impecable el flujo operativo del proceso, es decir, el paso a paso de lo que tiene que hacer el robot.
La automatización de procesos de negocio administrativos y de back-office no se limita a los aplicativos de la propia empresa. Puede afectar a procesos externos, como las altas y bajas o la tesorería bancaria, entrando en las webs de organismos oficiales o entidades financieras para completar los trámites. De acuerdo con la consultora IDC, las áreas con mayor aplicación de RPA son, por este orden, ventas y marketing, recursos humanos, departamento legal y de cumplimiento normativo y atención al cliente. Según Prosegur, los robots trabajan unas cinco veces más rápido que un humano. Si no lo hacen cientos es porque la interfaz de bancos y organismos frena ese potencial de procesamiento.
Al instalarse en la capa de usuario, la RPA no implica una implantación profunda y la empresa puede seguir funcionando sin modificar sus aplicativos ni el equipamiento informático. Es, pues, poco invasiva, más rápida y más barata que una reingeniería de sistemas, además de elástica y escalable. Deloitte calcula el retorno de la inversión en menos de un año. Esta relación rendimiento-precio la está convirtiendo en una palanca de la digitalización de bajo coste.