El certificado digital de empresas es una herramienta esencial en España, en muchos casos obligatoria, para realizar toda una serie de trámites administrativos de forma telemática con la Administración Pública. El mejor ejemplo es la Agencia Tributaria, con la que todos los procedimientos se realizan de forma telemática con certificado digital. También permite otras aplicaciones de gran utilidad, desde la firma electrónica de todo tipo de contratos y documentos, con completa validez, hasta una mayor seguridad en transacciones financieras, al garantizar la autenticidad y confidencialidad de las comunicaciones.
Cómo solicitar el certificado digital para empresas
Los pasos de solicitud de un certificado no son complejos, pero si requieren realizarlos de forma ordenada:
• Toda empresa que requiera un certificado digital debe haber completado la inscripción en el Registro Mercantil y la expedición de NIF definitivo por la Agencia Tributaria.
• La solicitud se realiza en la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o de otras entidades emisoras autorizadas. En todo caso, se debe rellenar un formulario online con todos los datos de identificación. Tras este paso se genera un número de referencia, esencial para el proceso de acreditación y posterior descarga e instalación del certificado.
• Una vez hecha la solicitud, un representante legal de la empresa debe acreditar su identidad y su relación con la empresa a través de una escritura, ya sea administrador o apoderado, a través de una oficina de registro como las de la Agencia Tributaria.
• El certificado se debe descargar e instalar en un ordenador. Es recomendable hacer una copia de seguridad del mismo, protegida por código, por si es necesario reinstalarlo en algún otro equipo.
Tipos de certificados digitales para empresas
Es también muy relevante distinguir entre los diversos tipos de certificados digitales para empresas, dependiendo de las necesidades y tipo de entidad:
• Certificado de persona jurídica. A pesar de su nombre, es el certificado que se emite a distintas personas físicas que actúan como representantes de la empresa. Permite realizar todo tipo de gestiones con Administraciones Públicas, además de todo tipo de entidades y organismos dependientes.
• Certificado para administrador único o solidario. Se emite tanto para cuando hay un único cargo de administrador en la empresa o varios, tanto para Sociedades Anónimas como Sociedades Limitadas. Es imprescindible que el administrador esté inscrito correctamente en el Registro Mercantil.
• Certificado para entidad sin personalidad jurídica. Se emite a personas físicas que actúan como representantes.
Usos más frecuentes del certificado digital para empresas
Lo más importante del certificado digital para empresas es que permite realizar toda una serie de trámites de forma online, consiguiendo con ello un importante ahorro en tiempo y eficiencia, ya que conlleva también una reducción de errores con respecto a otros procedimientos por su capacidad de validar muchos procedimientos de forma instantánea.
Gestiones con la Administración Pública
Son muchas las Administraciones Públicas que obligan a que toda la documentación y notificaciones se remitan por canales online. La Dirección Electrónica Habilitada Única una herramienta que facilita el acceso a las notificaciones y comunicaciones emitidas por las Administraciones Públicas. Muchos trámites, como la presentación de impuestos o contestación de requerimientos por parte de la Agencia Tributaria a las empresas, se realizan por medio digital, siendo el certificado una de las herramientas más útiles y seguras para hacerlo.
Firma segura y con plena validez de todo tipo de documentos
Los certificados permiten la firma de todo tipo de documentos, desde contratos a facturas, de manera digital y con plena validez jurídica. Esto permite no solo poder intercambiar documentos entre empresas o entre empresas y particulares de forma más rápida y segura, sin tener que desplazarse, y facilita procedimientos como la factura electrónica, que conlleva un importante ahorro en papel, almacenamiento y custodia y simplifica la gestión del proceso de contabilización y cobro.
Acceso más eficiente a los procesos de concurso y contratación pública
Simplifica la participación de todo tipo de licitación pública, la presentación de ofertas en procedimientos de contratación, así como su seguimiento. Con un certificado online, y sin moverse del ordenador en el que esté instalado, se puede participar en concursos de todo tipo de organismos, comunidades autónomas y municipios sin necesidad de desplazarse, adjuntando la documentación que queda validada por el certificado.
En definitiva, el uso de certificados digitales en empresas aumenta la eficiencia, seguridad y confianza en las transacciones electrónicas que realicen, facilitando la gestión diaria y cumpliendo siempre con los requisitos legales como si se hiciera presencialmente.